Migrare da Quandoo a un nuovo gestionale non è difficile, ma richiede metodo. Se fai le cose nell’ordine giusto, ci metti poco più di mezza giornata. Se le fai a casaccio, puoi ritrovarti con CSV corrotti, widget che non funzionano, clienti che non prenotano più.
In questa guida trovi la checklist operativa in 7 punti per portare dati, prenotazioni e widget fuori da Quandoo senza perdere un cliente. Può sembrare lunga ma è pensata per essere stampata o tenuta aperta in una scheda del browser mentre lavori.
Prima di iniziare: cosa ti serve
Prima di aprire la dashboard Quandoo, prepara quattro cose.
Un account attivo sul nuovo gestionale. Va bene anche un trial gratuito. Ti serve per poter importare i dati e testare subito.
Un computer con Excel o Google Sheets. Su smartphone è faticoso. Ti serve anche un software che apra CSV senza trasformare date e numeri in formati strani (Numbers su Mac è il peggiore, Excel italiano trasforma i punti in virgole — attenzione).
Un’ora di tempo ininterrotto. Blocca il calendario. Se ti interrompono ogni cinque minuti, sbagli qualcosa.
Un backup del sito web. Prima di toccare il widget, fai un backup del WordPress/Wix/Squarespace. Se qualcosa va storto, ripristini in tre minuti.
Punto 1: esporta i dati da Quandoo
Entra nella dashboard Quandoo. Menu laterale → Impostazioni → Dati → Esporta.
Scarica tutti e tre i file separatamente:
customers.csv— anagrafica clienti (nome, email, telefono, data creazione)reservations.csv— storico prenotazioni (data, ora, persone, stato, note)settings.csv— regole (deposito, no-show, servizi, orari)
Verifica subito i file aprendoli con Excel o Sheets. Devi vedere almeno 1000 righe in reservations.csv se sei attivo da più di un anno con Quandoo. Se vedi meno, è probabile che l’export sia parziale — riprova o contatta il supporto Quandoo.
Salva i tre file in una cartella dedicata sul tuo cloud personale (Google Drive, iCloud, Dropbox). Non tenerli solo sul desktop — se il laptop si rompe, hai perso tutto.
Punto 2: pulisci il CSV clienti
Apri customers.csv. Ora fai pulizia, è il passaggio più importante.
Rimuovi i duplicati. In Excel: Dati → Rimuovi duplicati → seleziona “email”. Un cliente che ha prenotato tre volte con tre email diverse è tre record diversi, ma spesso hai la stessa persona con mario.rossi@gmail.com e mariorossi@gmail.com. Per questi, riconoscili a mano.
Normalizza i numeri di telefono. Tutti con prefisso internazionale +39. I numeri senza prefisso vanno aggiunti, i numeri con 0039 vanno corretti in +39.
Controlla le email. Le email con errori (senza @, con spazi, con caratteri speciali) vanno corrette o rimosse. Un’email sbagliata in import diventa un contatto fantasma che non riceverà mai conferme.
Rimuovi i contatti inattivi. I clienti che non tornano da più di 24 mesi li puoi archiviare in un secondo file, non servono nel nuovo gestionale. Occupano spazio e sporcano le statistiche di fidelizzazione.
Alla fine dovresti avere un CSV con tra il 15% e il 30% di righe in meno rispetto all’originale. È normale.
Punto 3: mappa i campi al nuovo gestionale
Il CSV Quandoo ha colonne con nomi specifici. Il nuovo gestionale potrebbe avere nomi diversi. Fai una mappatura prima di importare.
Esempio di mapping tipico Quandoo → Coperti:
| Colonna Quandoo | Colonna Coperti |
|---|---|
firstName | nome |
lastName | cognome |
email | email |
phone | telefono |
notes | note |
tags | tag |
vipStatus | segmento |
Se il gestionale che hai scelto ha un import nativo Quandoo, questo passaggio lo salta automaticamente. Coperti, per esempio, riconosce il formato Quandoo e mappa da solo. Se invece hai scelto un fornitore generico, devi rinominare le colonne a mano nel CSV.
Attenzione al formato delle date. Quandoo usa YYYY-MM-DD (formato ISO). Alcuni gestionali italiani usano DD/MM/YYYY. Se le date sono nel formato sbagliato, tutte le prenotazioni storiche finiscono nell’anno 2001 o nel 2049.
Punto 4: importa i dati nel nuovo gestionale
Adesso carichi i file. Nel nuovo gestionale cerca la sezione Import.
Inizia dal file clienti. Fallo per primo, perché le prenotazioni si collegano ai clienti tramite email o ID.
Dopo l’import, verifica:
- Conteggio righe: il numero dei clienti importati deve corrispondere al numero di righe del CSV pulito. Se manca il 2%, c’è un errore nel file. Se manca il 20%, fermati e indaga.
- Prova una ricerca a caso: cerca un cliente che sai esistere e verifica che nome, email e note siano corrette.
- Controlla i tag: se hai clienti VIP taggati, devono essere ancora taggati nel nuovo sistema.
Poi passa alle prenotazioni. Importa lo storico (non serve importare quelle future, le rifai o le lasci su Quandoo fino a fine transizione).
Punto 5: configura sale, tavoli e servizi
Mentre i dati si importano, configuri il resto.
Piantina sala. Nella maggior parte dei gestionali moderni, disegni il floorplan a mano o usi un template. Riproduci la tua sala il più fedelmente possibile: sale, tavoli, capienze, zone fumatori se hai esterno.
Servizi. Pranzo e cena con orari diversi, brunch del weekend, aperitivo. Ogni servizio ha la sua policy (durata media del tavolo, numero massimo di coperti).
Regole di deposito. Se su Quandoo avevi policy di deposito per gruppi sopra 8 persone, replicale.
Comunicazioni automatiche. Conferma prenotazione, reminder 24 ore prima, follow-up post-visita. Se il nuovo gestionale supporta WhatsApp Business, attivalo — è il canale con il tasso di lettura più alto.
Questo passaggio richiede circa 30-40 minuti se parti da zero, 10 minuti se usi un template.
Punto 6: reindirizza il widget di prenotazione
Qui serve attenzione. Il widget Quandoo è integrato sul tuo sito in tre punti potenziali:
- Homepage del sito (bottone “Prenota”)
- Pagina contatti o pagina dedicata
- Google My Business (link “Prenota un tavolo”)
Per ogni punto, sostituisci l’integrazione con il nuovo widget. Nella maggior parte dei casi è uno snippet HTML da incollare — il nuovo gestionale te lo fornisce già pronto.
Strategia consigliata: dual-running per 2-4 settimane. Invece di sostituire secco, affianchi i due widget. Sul sito metti “Prenota” che apre il nuovo gestionale. Su Google mantieni Quandoo per ora, così non perdi traffico. Dopo 2-3 settimane, quando sei sicuro che il nuovo funzioni, spegni Quandoo anche lì. La logica completa del dual-running e delle altre strategie per non perdere clienti durante la transizione da Quandoo è in un articolo dedicato.
Fai sempre un test di prenotazione reale. Vai sul tuo sito, prenota come un cliente qualunque, verifica che arrivi tutto: la prenotazione nel gestionale, l’email di conferma, il reminder automatico il giorno prima.
Punto 7: comunica al team e ai clienti VIP
L’ultima tappa è di comunicazione.
Al team: una breve sessione di formazione, anche solo 20 minuti. Il cameriere deve sapere come aggiungere un walk-in, spostare un tavolo, leggere le note ospiti. Il gestionale moderno è più intuitivo di Quandoo ma le abitudini sono abitudini — serve riprogrammare la memoria muscolare.
Ai clienti VIP: una email breve, non un comunicato ufficiale. “Ciao Marco, a novembre abbiamo cambiato il sistema di prenotazione. Da ora puoi prenotare dal nostro sito (link) o su WhatsApp al numero (numero). Continueremo a tenere da parte il tavolo 12 per te come sempre.”
I clienti non VIP non hanno bisogno di essere avvisati esplicitamente: basta che il widget funzioni.
Errori comuni da evitare
Dopo aver visto decine di ristoranti migrare, questi sono i quattro errori più frequenti.
Migrare senza fare backup. Se qualcosa va storto durante l’import, senza backup sei fermo. Prima di ogni passaggio, salva. Prima di toccare il sito, backup. Prima di importare i clienti, scarica di nuovo il CSV pulito.
Saltare la fase di dual-running. Spegnere Quandoo e accendere il nuovo gestionale nello stesso giorno è un rischio inutile. Tieni attivi tutti e due per due settimane, paghi un mese in più ma dormi sereno.
Non testare con un caso reale. Molti migrano e pensano “va bene, funziona”. Ma la prima prenotazione reale del sabato sera mostra che la conferma SMS non parte perché manca il mittente configurato. Testa prima con dei casi reali.
Ignorare i dati storici. Importare solo i nomi dei clienti senza lo storico prenotazioni fa perdere la segmentazione (chi torna, chi ha speso di più, chi ha allergie). Il CRM senza storico è una rubrica.
Coperti rende la migrazione più semplice
Se stai valutando Coperti come destinazione, la migrazione è progettata per essere automatica. Import nativo del CSV Quandoo, mapping automatico dei campi, supporto italiano che ti accompagna gratis in videocall.
Trovi la guida operativa completa qui e tutte le funzionalità di Coperti qui.
Se preferisci parlare con una persona prima di iniziare, scrivici dai contatti: ti rispondiamo in 24 ore e organizziamo insieme la migrazione quando fa comodo a te.